광명시 기록관 운영 규칙

제정 2005.  2. 18  규칙 제 852호

개정 2008.  6. 16  규칙 제 938호(제명 띄어쓰기 등 일괄개정 규칙, 제명개정)

일부개정 2010.  3. 26  규칙 제 984호

일부개정 2010. 12. 15  규칙 제 997호(행정기구 및 정원 조례 시행규칙)

일부개정 2011.  7.  1  규칙 제1013호

일부개정 2018.  7. 31  규칙 제1184호(규칙 용어순화 등 일괄정비 규칙)

일부개정 2018.  9.  4  규칙 제1193호(행정기구 및 정원 조례 시행규칙)

일부개정 2019.  8.  2  규칙 제1208호(규칙 상위법 개정사항 반영 등을 위한
일괄개정 규칙)

광명시 기록관 운영 규칙

광명시 기록관 운영 규칙

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의하여 광명시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 설치 및 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.〈개정 2008. 6. 16〉

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “소속 행정기관”이라 함은 사업소 및 동을 말한다.

2. “기록물”이라 함은 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료를 말한다.

3. “기록물관리”라 함은 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ활용 및 관리와 이에 부수되는 모든 활동을 말한다.

4. “기록물 관리 전산시스템”이라 함은 문서기록물의 관리시스템ㆍ시청각기록의 관리시스템 및 그 열람시스템과 운영 프로그램 등을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 시 및 소속 행정기관에 대하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.〈개정 2008. 6. 16〉

제2장 구성 및 분장사무

제4조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 총무과장이 된다.〈개정 2008. 6. 16, 2010. 12. 15, 2018. 9. 4〉

② 시장은 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리 전문요원과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각 기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수ㆍ기록물 관리 전산시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.〈개정 2008. 6. 16〉

제5조(전문위원의 위촉 등) ① 시장은 기록관의 기록물 관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 전문위원을 위촉할 수 있다.〈개정 2008. 6. 16〉

② 전문위원은 제1항의 규정에 의한 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하며, 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.〈개정 2018. 7. 31〉

제6조(분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.〈개정 2008. 6. 16, 2011. 7. 1〉

1. 소관기록물 수집ㆍ보존 및 활용

2. 기록물관리 전산시스템 설치ㆍ운영 및 관계자에 대한 교육

3. 기록물의 정리에 관한 지도ㆍ교육

4. 기록물 분류 기준표 취합관리 및 조정

5. 기록물 생산현황 취합, 주요목록 전산화 및 전문 관리기관에 보고

6. 보존기간 준영구 이상인 기록물의 전문 관리기관으로의 이관

7. 주요기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람 서비스의 제공

8. 간행물의 보존 및 활용

9. 기록물평가심의회 운영

10. 서고 및 행정자료실의 관리

11. 정보공개접수 창구 운영

12. 기타 기록물관리에 관하여 필요한 사항

② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.〈개정 2008. 6. 16〉

제3장 기록물의 유지보수 및 기록물 수집

제7조(기록물관리 전산시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.〈개정 2008. 6. 16〉

② 기록물관리 전산시스템은 처리과와 국가기록원(또는 관할 전문관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 행정 참고자료로 주요기록물의 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.〈개정 2019. 8. 2〉

제8조(기록물관리 전산시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록물관리 전산시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록물관리 전산시스템 및 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성이 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수 하여야 한다.

제9조(주요기록물의 전산화 등) 문서ㆍ간행물ㆍ시청각 기록물 등 시와 소속 행정기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.〈개정 2008. 6. 16〉

제10조(수집) ① 본청의 부서장 및 소속 행정기관의 장은 기록관의 기록물수집 계획에 따라 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 2년 동안 보존한 후 모든 기록물을 별지 제1호 서식에 의한 “기록물 이관목록”과 함께 기록관으로 이관하여야 한다.〈개정 2008. 6. 16, 2010. 12. 15, 2019. 8. 2〉

② 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별지 제2호 서식에 의한 “기록물 이관 연기 신청서”를 제출한 후에 보존기간의 기산일부터 9년의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.〈개정 2018. 7. 31〉

제4장 기록물평가심의회 및 평가심사〈개정 2011. 7. 1〉

제11조(기록물평가심의회) ① 기록물 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 광명시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.〈개정 2011. 7. 1〉

② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문가 및 소속 공무원으로 구성하되, 필요시 구성ㆍ운영한다. 다만, 민간 전문가는 2명 이상으로 한다.〈개정 2010. 3. 26〉

③ 심의회는 해당 심의가 종료하는 때까지를 그 존속기간으로, 위원은 해당 기간을 임기로 한다.〈개정 2008. 6. 16, 2010. 3. 26〉

④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부

2. 기록물에 대한 보존기간의 조정 또는 변경사항

3. 기타 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

〔제목개정 2011. 7. 1〕

제12조(기록물 평가심사) ① 본청의 부서장 및 소속 행정기관의 장은 보존기록물을 착오 없이 평가 및 폐기하기 위하여 각 부서장을 포함한 6급부터 7급 직원 3명을 선발하여 본청의 해당 부서 및 소속 행정기관의 기록물평가심사관으로 지정하여야 한다.〈개정 2010. 12. 15, 2011. 7. 1, 2019. 8. 2〉

② 제1항의 규정에 의한 심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.〈개정 2011. 7. 1〉

1. 소관 기록물평가심의서의 폐기 대상 기록물 목록에 의하여 보존기록물을 대사하고 폐기여부 심사

2. 별지 제3호 서식에 의한 소관 부서별 “기록물평가심의서”를 심사한 후 확정하고, 변동사항이 있을 때에는 별지 제4호 서식에 의한 “기록물 평가심사 결과 변동내역서”를 작성

〔제목개정 2011. 7. 1〕

제13조(폐기) ① 모든 기록물은 제12조의 규정에 의한 심사관의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.〈개정 2011. 7. 1〉

② 본청의 부서장 및 소속 행정기관의 장은 기록관장의 기록물 평가계획에 따라 별지 제3호 서식에 의한 기록물 평가 심의서에 폐기대상 기록물의 목록을 첨부하여 기록관장에게 제출하여야 한다.〈개정 2008. 6. 16, 2010. 12. 15, 2011. 7. 1, 2019. 8. 2〉

제5장 기록물의 열람 및 대출

제14조(열람 및 대출) ① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같다.

② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록관 안에서는 담당직원의 지시에 따라야 한다.〈개정 2008. 6. 16〉

③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식에 의한 “보존기록물 열람대장”에 그 내용을 기재하고, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호 서식에 의한 “보존기록물의 대출 및 반납대장”에 그 내용을 기재하여야 한다.

④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 상당한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다.

⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제15조(열람ㆍ대출의 제한) ① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.〈개정 2008. 6. 16, 2018. 7. 31〉

1. 비밀 또는 대외비 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우

② 누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 빌려줄 수 없다.

제6장 보칙

제16조(기록물의 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 시 및 소속 행정기관의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.〈개정 2008. 6. 16〉

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속 행정기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.〈개정 2008. 6. 16〉

제17조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 따로 정할 수 있다.

부칙

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

부칙〈2008. 6. 16 규칙 제938호, 제명 띄어쓰기 등 일괄개정 규칙〉

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

부칙〈2010. 3. 26 규칙 제984호〉

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

제2조(위원 임기에 대한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 임기가 만료되지 않은 위원의 임기는 이 규칙 시행과 동시에 만료 된 것으로 본다.

부칙〈2010. 12. 15 규칙 제997호, 행정기구 및 정원 조례 시행규칙〉

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

제2조 생략

제3조(다른 규칙의 개정) ① 부터 ⑬ 까지 생략

⑭ 광명시 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.

제4조제1항 중 “행정지원과”, “행정지원과장”을 각각 “자치행정과”, “자치행정과장”으로 한다.

제10조제1항, 제12조제1항과 제13조제2항 중 “담당관ㆍ과장”을 “실장ㆍ과장”으로 한다.

제12조제1항과 별지 제4호 서식 중 “담당관ㆍ과”를 “실ㆍ과”로 한다.

⑮ 부터  까지 생략

부칙〈2011. 7. 1 규칙 제1013호〉

이 규칙은 공포한 날로부터 시행한다.

부칙〈2018. 7. 31 규칙 제1184호, 규칙 용어순화 등 일괄정비 규칙〉

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

제2조 생략

부칙〈2018. 9. 4 규칙 제1193호, 행정기구 및 정원 조례 시행규칙〉

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행하되, 최초 인사발령일부터 적용한다.

제2조(다른 규칙의 개정) ① 부터 ⑭ 까지 생략

⑮ 광명시 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.

제4조제1항 중 “자치행정과”를 “총무과”로, “자치행정과장”을 “총무과장”으로 한다.

⑯ 부터 ⑰ 까지 생략

부칙〈2019. 8. 2 규칙 제1208호, 규칙 상위법 개정사항 반영 등을 위한 일괄개정 규칙〉

제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

제2조 생략

〔별지 제1호 서식〕

기록물 이관목록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

처리과기관코드 :                   인계자 : 직급)      성명)

이  관  연  도 :                   인수자 : 직급)      성명)

일련 번호	기록물철 분류번호	기록물철 제목	수 량		기록물 형 태	비 고
			건수	쪽수

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

처리과기관코드 :                   인계자 : 직급)      성명)

이  관  연  도 :                   인수자 : 직급)      성명)

일련 번호	등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수	기록물철 분류번호	공개 구분	공개제한 쪽 표 시	비 고

〔별지 제2호 서식〕

기록물 이관 연기 신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

(처리과기관코드 :          )

일련 번호	분류번호	제 목	생산연도	이관희망 연 도	연기사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

(처리과기관코드 :          )

일련 번호	분류번호	제 목	생산연도	이관희망 연 도	연기사유

〔별지 제3호 서식〕〈개정 2011. 7. 1〉

기록물평가심의서

기록물철분류번호	생산 연도	기록물철제목	보존기간만료일	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의견
				처리 의견	사유	평가의견	사유

〔별지 제4호 서식〕〈개정 2011. 7. 1〉

기록물 평가심사 결과 변동내역서

(       실ㆍ과)                             (기록물평가심사관 :              □)

연번	생산과명	기록물철 분류번호	생산연도	기록물철 제 목	보존기간 만 료 일	변동내용	변동사유	비고

〔비고〕A4용지에 횡으로 작성한다.

〔별지 제5호 서식〕

보존기록물 열람대장

열 람 자		열 람 일 시	열 람 기 록 물			열 람 사 유	비고
소속	성명		생산 연도	문 서 철 관리번호	제 목

〔비고〕A4용지에 횡으로 작성한다.

〔별지 제6호 서식〕

보존기록물의 대출 및 반납대장

일련 번호	대 출 연월일	대 출 문 서			대 출 자		대출 사유	반 납
		생산 연도	문 서 철 관리번호	제 목	소 속	성 명		연월일	확인자

〔비고〕A4용지에 횡으로 작성한다.