용인시 기록관 운영 규정

용인시 기록관 운영 규정

용인시 기록관 운영 규정

제정 2005. 10.  5  훈령 제204호

개정 2009.  2.  3  훈령 제279호(제명개정)

일부개정 2015. 11. 13  훈령 제387호

일부개정 2016.  7. 22  훈령 제398호(지방공무원 정원 규정)

일부개정 2019.  6. 14  훈령 제450호(조직개편에 따른 용인시 공공시설의 개방
및 사용에 관한 규정 등 일부개정규정)

일부개정 2026.  1.  9  훈령 제564호

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 용인시 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.〈개정 2015. 11. 13〉

〔전문개정 2009. 2. 3〕

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13, 2026. 1. 9〉

1. “소속기관”이란 직속기관, 사업소, 구 및 읍․면․동을 말한다.

2. “기록물”이란 시가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서․도서․대장․카드․도면․시청각물․전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.

3. “기록물관리”란 기록물의 수집․보존․활용 및 관리와 이에 따르는 모든 활동을 말한다.

4. “기록관리시스템”이란 용인시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용 범위) 이 규정은 시 본청 및 소속기관에 대하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정을 따른다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

〔제목개정 2015. 11. 13〕

제4조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 행정과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정과장이 된다.〈개정 2009. 2. 3, 2016. 7. 22, 2019. 6. 14〉

② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 문서관리․간행물관리․시청각기록물관리․기록편찬․정보공개접수․기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

제5조(전문위원의 위촉 등) ① 기록관의 기록물관리를 위한 조사․연구․분석․평가․정리․목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 전문 위원을 위촉할 수 있다.〈개정 2009. 2. 3〉

② 전문위원은 제1항에 따라 전문성이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하고, 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.〈개정 2015. 11. 13〉

제6조(분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.〈개정 2015. 11. 13〉

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 소관기록물 수집․보존 및 활용

3. 기록관리시스템 설치ㆍ운영

4. 보존기간 30년 이상인 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

5. 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수

6. 기록물관리 지도ㆍ감독 및 교육

7. 기록관리기준표의 관리

8. 기록물생산현황 취합, 주요목록 전산화 및 영구기록물관리기관으로의 통보

9. 기록물평가심의회 운영

10. 비공개기록물의 공개 재분류

11. 그 밖에 기록물관리에 필요한 사항

12. 삭제〈2015. 11. 13〉

13. 삭제〈2015. 11. 13〉

② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 따로 정한다.

〔전문개정 2009. 2. 3〕

제7조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관장은 문서․간행물․시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 전산 시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3〉

② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원 또는 영구기록물관리기관과 연계한 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요 기록물의 행정 참고자료로의 검색․활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

〔제목개정 2015. 11. 13〕

제8조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록물 관리전산시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 필요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

〔제목개정 2015. 11. 13〕

제9조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서․간행물․시청각기록물 등 시 본청과 소속기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로써 신속하게 검색․활용될 수 있도록 하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3〉

제10조(기록물평가심의회) ① 기록물평가에 관한 사항을 심의하기 위하여 용인시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.〈개정 2009. 2. 3〉

② 심의회는 필요에 따라 수시로 구성․운영한다.

③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 기록물의 보존가치․평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가와 소속공무원을 포함한 5명 이내로 구성하여야 한다. 이 경우, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.〈개정 2015. 11. 13〉

1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부

2. 기록물에 대한 보존기간의 조정 또는 변경 사항

3. 그 밖의 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

〔제목개정 2009. 2. 3〕

제11조(기록물평가심사) ① 각 부서의 장 및 소속기관의 장은 해당 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 각 부서의 주무팀장을 포함한 소속공무원 3명을 선발하여 기록물평가심사자로 지정하여야 한다.〈개정 2015. 11. 13〉

② 제1항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.〈개정 2015. 11. 13〉

1. 소관부서 기록물평가심의 대상기록물의 목록을 작성하고 보존기록물 평가 및 폐기여부 심사

2. 소관부서의 기록물평가심의서 작성

③ 각 부서의 장 및 소속기관의 장은 기록물평가심사 결과에 대하여 별지 제1호서식에 따른 기록물평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출하여야 한다.〈개정 2015. 11. 13〉

〔본조신설 2009. 2. 3〕

제12조(이관 및 폐기) ① 각 부서의 장 및 소속기관의 장은 기록관의 기록물 수집계획에 따라 처리과에서 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일로부터 2년 이내의 범위에서 모든 기록물을 그 목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대해서는 별지 제4호서식에 따른 기록물이관 시기 연장신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

② 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.〈개정 2015. 11. 13〉

〔제11조에서 이동〈2009. 2. 3〉〕

〔제목개정 2015. 11. 13〕

제13조(열람 및 대출) ① 보존기록물의 열람 또는 대출시간은 「관공서의 공휴일에 관한 규정」에 따른 공휴일과 대체공휴일을 제외한 평일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 연장 또는 단축하여 운영할 수 있다.〈개정 2009. 2. 3, 2026. 1. 9〉

② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록관 안에서는 담당직원의 지시에 따라야 한다.〈개정 2009. 2. 3〉

③ 보존기록물을 열람 또는 대출을 받고자 할 경우에는 별지 제2호서식 및 별지 제3호서식의 열람 또는 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.

④ 보존기록물의 대출기간은 대출일로부터 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 연장이 가능하며, 그 기간은 14일내로 한다.〈개정 2026. 1. 9〉

⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장․국내장기출장․전출․휴직․정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

⑥ 기록관에서 방문 열람 및 대출을 할 수 있는 사람은 처리과의 직원으로 한다.〈신설 2026. 1. 9〉

〔제12조에서 이동〈2009. 2. 3〉〕

제14조(열람 및 대출의 제한) ① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 및 대출을 제한할 수 있다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람 및 대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 및 대출을 제한하고 있는 경우

4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출에 따라 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우

② 누구든지 대출받은 기록물은 제3자 또는 다른기관에 다시 빌려줄 수 없다.〈개정 2015. 11. 13, 2026. 1. 9〉

③ 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.〈신설 2026. 1. 9〉

〔제13조에서 이동〈2009. 2. 3〉〕

제15조(기록물관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 시 본청 및 소속기관의 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3, 2015. 11. 13〉

② 기록관장은 기록물정리 등 기록물관리업무와 관련하여 책임자를 소집하여 교육을 실시하여야 한다.〈개정 2009. 2. 3〉

〔제14조에서 이동〈2009. 2. 3〉〕

제16조(보안관리) ① 기록관장은 보존서고를 제한구역으로 설정하고 보안업무규정에 따른 보안 관리를 철저히 하여야 한다.〈개정 2015. 11. 13〉

② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.〈개정 2015. 11. 13〉

〔본조신설 2009. 2. 3〕

제17조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.〈개정 2009. 2. 3〉

〔제15조에서 이동〈2009. 2. 3〉〕

부칙

①(시행일) 이 규정은 일반구 및 행정동을 설치한 날부터 시행한다.

②(다른 훈령의 폐지) 이 규정의 시행과 동시에 「용인시문서평가심의회운영규정」은 이를 폐지한다.

부칙〈2009. 2. 3 훈령 제279호〉

이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.

부칙〈2015. 11. 13 훈령 제387호〉

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부칙〈2016. 7. 22 훈령 제398호, 지방공무원 정원 규정〉

제1조(시행일) 이 규정은 발령 후 조직개편에 따른 인사발령일부터 시행한다.

제2조(다른 규정의 개정) ① 및 ② 생략

③ 「용인시 기록관 운영 규정」 일부를 다음과 같이 개정한다.

제4조제1항 중 “행정과”을 “행정지원과”로 “행정과장”을 “행정지원과장”으로 한다.

④ 부터 ⑥ 까지 생략

부칙〈2019. 6. 14 훈령 제450호, 조직개편에 따른 용인시 공공시
설의 개방 및 사용에 관한 규정 등 일부개정규정〉

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부칙〈2026. 1. 9 훈령 제564호〉

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

〔별지 제1호서식〕〈개정 2009. 2. 3〉

기 록 물 평 가 심 의 서

작성연월일 :	확 인 자 : 직       성명       (서명)

부서명 :	작 성 자 : 직       성명       (서명)

기록물철 분류번호	생산 연도	기록물철 제 목	보존기간 만 료 일	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의 견
				처리 의견	사유	평가의견	사유

〔별지 제2호서식〕

보존기록물열람대장

열람자		열람 일시	열람기록물			열람사유	비고
소속	성명		생산 년도	문 서 철 관리번호	제목

〔비고〕A4용지에 세로로 작성한다.

〔별지 제3호서식〕〈개정 2026. 1. 9〉

보존기록물의 대출 및 반납대장

대 출 연월일 (기한7일)	대 출 문 서			대 출 자			대출사유	반납 일자	대 출 연 장 (기한14일)	확인자
	생산 연도	서가 위치	제목	소속	성명	연락처

〔비고〕A4용지에 세로로 작성한다.

〔별지 제4호서식〕〈신설 2015. 11. 13〉

기록물이관 시기 연장신청서(제12조 관련)

기관명 :

일련 번호	기록물철 분류번호	기록물철 제 목	생산 연도	이관 희망연도	연장 사유

〔별지 제5호서식〕〈신설 2026. 1. 9〉

기록물 대출연장 신청서

부서
성명(직급)
대출기록물
서가위치
연장사유
연장신청기간

※ 별첨 : 대출기록물 목록, 보존장소, 환경조건 · 장비/시설 현황 관련 사진 등